Fédération Échiquéenne Francophone de Belgique
Association sans but lucratif
Siège social : 54 Rue des Martyrs, 6150 Anderlues
TVA : BE 0419 166 296
ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
A l’attention des Présidents, des membres du Comité et des membres des cercles de la FEFB
Mesdames et Messieurs,
Nous vous invitons à envoyer vos représentants pour l’Assemblée Générale ordinaire qui a lieu le samedi 6 novembre 2021 à 14h00 dans les locaux du Cercle de Namur – Local IATA Rue de la Montagne 43A à 5000 Namur.
Pour ce qui concerne l’Assemblée Générale, tout ajout de sujet, toute remarque et question sur l’ordre du jour doit être formulé par courrier électronique auprès du Secrétaire (fefb.secretariat@gmail.com) avant le 4 novembre 2021 (23h59). Il y sera répondu pendant l’Assemblée.
Les clubs et mandataires doivent s’enregistrer auprès du Secrétaire à partir de 13h00 jusque 13h45.
Les représentants des clubs qui désirent bénéficier du remboursement de leurs frais de déplacement (voiture – 1 voiture au maximum par club ou train) rempliront le document auprès du Trésorier le jour de la réunion (nom, prénom, lieu de départ, n° de compte bancaire et éventuellement montant du ticket de train).
Ordre du jour de l’Assemblée Générale (début à 14h)
- Ouverture officielle avec mot d’introduction du Président
Pour rappel : Art. 21
Les cercles présents ou représentés comptant au moins cinq membres disposent d’une voix par tranche de vingt-cinq membres, toute tranche entamée étant comptée.
Les membres adhérents et les membres d’honneur ne disposent que d’une voix consultative. Ils ne sont pas pris en compte pour le calcul des majorités et des éventuels quorums de présence. Il en va de même des membres effectifs qui ne sont pas en règle de cotisation le 5ème jour ouvrable précédant l’assemblée générale.
Toutefois,vu les retards enregistrés par le Covid, seuls les Cercles qui ne sont pas en ordre de cotisation FEFB pour cette date (preuve à l’appui pour les payements de dernière minute) n’auront pas de droit de vote ; mais ils peuvent participer à l’AG.
- Désignation de deux scrutateurs
- Approbation du procès-verbal de l’Assemblée générale du 24 octobre 2020 (Voir ANNEXE 1 Lien de l'annexe 1 ) (Vote)
- Finances et trésorerie
- Budgets et résultats 2020-2021 (Voir ANNEXE 2 Lien de l'annexe 2A (Pdf) et Lien de l'annexe 2B (Excel)
- Détails des dépenses et recettes (Voir
- ANNEXE 3A – Compte de résultat synthétique Lien de l'annexe 3A
- ANNEXE 3B – Grand Livre analytique (détails dépenses et recettes) Lien de l'annexe 3B
- ANNEXE 3C – Balance de tous les comptes Lien de l'annexe 3C
- ANNEXE 3D – Grand livre comptable Lien de l'annexe 3D
- Rapport des vérificateurs aux comptes (la vérification des comptes a lieu le mercredi 20 octobre au domicile du Président) (Voir ANNEXE 4 Lien de l'annexe 4)
- Vote sur l’approbation des comptes (points a b c)
- Vote sur la décharge aux administrateurs
- Budget 2021-2022 (Voir ANNEXE 5 Lien de l'annexe 5A (Pdf) et Lien de l'annexe 5B (Excel)
- Vote sur le budget 2020-2021
- Vote sur le budget spécial formation jeunesse 2021-2022(montant sera précisé) à prendre sur les réserves financières constituées
- Suivi formation Jeunesse 2020-2021 (Pierre Heldenbergh) (Annexe éventuelle à recevoir)
- Suivi du projet « Le jeu d’Echecs à l’Ecole » (Frédéric Bielik) (Annexe éventuelle à recevoir)
- Suivi du projet « Professeur de jeu d’échecs » (Frédéric Bielik) (Annexe éventuelle à recevoir)
- Les Ligues
Après avoir posé diverses questions aux ligues (et n’avoir obtenu que peu de réponses), nous soumettons aux votes les questions suivantes :
8A. Voulez-vous garder les ligues avec le fonctionnement actuel (3 Eur dans la cotisation annuelle et qui sont reversés aux Ligues qui gèrent ces 3 Eur) ?
Dans l’hypothèse d’un non majoritaire, rien n’empêche que plusieurs clubs s’associent pour fonder une Ligue ou une entité similaire pour exercer, par exemple, des activités en commun mais ceci serait indépendant de la FEFB.
Dans cette même hypothèse, il reviendrait aux Ligues à déterminer comment liquider les avoirs financiers éventuels, ceci n’étant pas du ressort de la FEFB.
Dans l’hypothèse d’un non majoritaire à la question 8A, la question suivante est posée aux membres :
8B. Acceptez-vous de garder la cotisation annuelle avec pour principe qu’un montant de 3 Eur serait alloué par joueur et par Province pour attribuer des compléments aux subventions FEFB et/ou gérer des activités propres à la province, le tout sous l’égide d’un membre du CA (ou d’une personne mandatée) qui représenterait les intérêts de cette province ?
Dans l’hypothèse d’un non majoritaire à la question 8B, la question suivante est posée aux membres :
8C. Gardons-nous la cotisation FEFB inchangée (23 Eur pour les Seniors et 18 Eur pour les Juniors) ?
En fonction des réponses, le ROI sera modifié par le CA et ces modifications seront valables jusqu’à la prochaine AG (aucune modification statutaire ne semble de mise en cas de non majoritaire à la question 8A)
- Election de 2 vérificateurs aux comptes pour l’exercice 2021-2022 (AG d’octobre-novembre 2022)
- Elections statutaires :
- Est sortant et rééligible : M.Christian Henrotte qui se représente
- Toute personne désirant poser sa candidature à un mandat d’administrateur de la FEFB doit le faire par mail électronique auprès du Secrétaire (secretariat@gmail.com) avant le 4 novembre 2021 (23h59)
- Toute personne désirant déposer sa candidature pour le Comité Sportif d’Appel de la FEFB doit le faire par mail électronique auprès du Secrétaire (fefb.secretariat@gmail.com) avant le 4 novembre 2021 (23h59). Vu que les membres sont nommés pour une durée de 2 ans et que de très nombreuses années se sont écoulées depuis la dernière élection, il n’y a actuellement personne au sein de ce Comité Sportif d’appel. Extrait du règlement d'ordre intérieur : en cas de carence, le conseil d’administration désignera provisoirement, jusqu'à l'assemblée générale suivante, autant de membres qu'il est nécessaire pour qu'ils soient cinq en tout. (les membres du CA ne peuvent siéger au Comité d’Appel, mais bien les personnes mandatées à certaines fonction et non membres du CA).
- Clôture de la réunion
Modalités de vote issues des statuts :
Art. 17 Un membre peut se faire représenter à l’assemblée par un mandataire moyennant procuration écrite. Le mandataire doit être membre de l’association ou une personne licenciée à la F.É.F.B. Nul ne peut être titulaire de plus d’une procuration. Les licenciés sympathisants ne peuvent être titulaires de procuration.
Les procurations doivent être adressées au Secrétaire de la FEFB pour le 4 novembre 2021 (23h59) ( fefb.secretariat@gmail.com ) et doivent se faire selon le modèle suivant :
"Je soussigné .......... (nom, prénom, adresse), représentant le club …….... (nom et matricule) donne par la présente procuration au club ………... (nom et matricule) pour me représenter et voter valablement en mon nom à l'assemblée générale de la FEFB du 06 novembre 2021 qui aura lieu à Namur. Le mandataire tiendra compte dans l'exercice de son mandat des directives suivantes ......
Bon pour procuration
Date"
Les rapports de différents administrateurs sont également joints en ANNEXE 6 Lien de l'annexe 6
Voici le plan d’accès au lieu de la réunion : https://namurechecs.net/14-administration/264-plan-d-acces-iata
Bien à vous
Christian Henrotte - Président
Les mesures Covid (dispositions légales en vigueur à cette date) seront d’application, avec, notamment, les précisions suivantes :
- Sauf si imposé par l’Ecole à cette date, le CST n’est pas obligatoire
- Le port du masque sera obligatoire pour tous pour les déplacements
- Le port du masque est facultatif dès que l’on est assis (les locaux permettent la distanciation sociale)
- Le local étant assez grand, les participants s’installeront en respectant les distances de sécurité
- Dans la mesure du possible, ne déléguez qu’une personne par club ; si vous venez à plusieurs en voiture, n’oubliez pas que dans celle-ci, les distances de sécurité ne sont pas respectées et donc, portez un masque
- Du gel pour les mains sera mis à disposition
