A l’attention des Présidents, des membres du Comité et des membres des cercles de la FEFB
Mesdames et Messieurs,
Nous vous invitons à envoyer vos représentants pour l’Assemblée Générale ordinaire qui a lieu le samedi 11 novembre 2023 à 14h00 dans les locaux du Cercle de Namur – Local IATA Rue de la Montagne 43A à 5000 Namur
Les clubs et mandataires doivent s’enregistrer auprès du Secrétaire (ou son représentant) à partir de 13h00 jusque 13h45.
Les représentants des clubs qui désirent bénéficier du remboursement de leurs frais de déplacement (voiture – 1 voiture au maximum par club ou train) rempliront le document auprès du Trésorier le jour de la réunion (nom, prénom, lieu de départ, n° de compte bancaire et éventuellement montant du ticket de train).
Ordre du jour de l’Assemblée Générale (début à 14h)
- Ouverture officielle avec mot d’introduction du Président
- Désignation de deux scrutateurs
- Approbation du procès-verbal de l’Assemblée générale du 19 novembre 2022 (Voir Lien Annexe 1) Vote
- Finances et trésorerie
- Budgets et résultats 2022-2023 (Voir Lien Annexe 2A en pdf et Lien Annexe 2B en excel)
- Détails des dépenses et recettes (Voir
- ANNEXE 3A – Compte de résultats synthétique Lien Annexe 3A
- ANNEXE 3B – Balance analytique Lien Annexe 3B
- ANNEXE 3C - Grand Livre analytique (détails dépenses et recettes) Lien Annexe 3C
- ANNEXE 3D – Balance de tous les comptes Lien Annexe 3D
- ANNEXE 3E – Grand livre Global (comptable) Lien Annexe 3E
- ANNEXE 3F – Bilan associatif Lien Annexe 3F
- Les vérificateurs ont également reçu le détail de tous les journaux (une version .pdf est disponible si un membre la souhaite)
- Rapport des vérificateurs aux comptes (la vérification des comptes va se dérouler le jeudi 26 octobre) (Voir Lien Annexe 4) Vote
- Vote sur l’approbation des comptes (points 5a et 5b) Vote
- Vote sur la décharge aux administrateurs pour l’exercice 2022-2023 Vote
- Budget 2023-2024 (Voir Lien Annexe 5 en pdf et Lien Annexe 5 en excel Vote
- Suivi Jeunesse (parole passée à Quentin Padovano) (Annexe inclue dans le rapport des administrateurs)
- Suivi du projet « Le jeu d’Echecs à l’Ecole » (parole passée à Frédéric Bielik) (Annexe inclue dans le rapport des administrateurs)
- Suivi du projet « Echecs au féminin » (parole passée à Iris Descamps) (Annexe inclue dans le rapport des administrateurs)
- Choix de 2 vérificateurs aux comptes pour l’exercice 2023-2024 (AG de novembre 2024) Vote – Remarque : Vote pas nécessaire
- Elections statutaires
a. Au niveau du CA
Démission en cours d’exercice et actée lors de cette AG : Renaud Barreau (son mandat se terminait également à cette AG).
Frédéric Bielik termine également son mandat renouvelé à l’AG de 2020.
Iris Descamps et Frédéric Dehoux nous ont rejoint en cours d’exercice en tant que membres cooptés.T
b. Toute personne désirant poser sa candidature à un mandat d’administrateur de la FEFB doit le faire par mail électronique auprès du Secrétaire (fefb.secretariat@gmail.com) pour le 10 novembre 2023 au plus tard (23h59). Vote
c. Au niveau du Comité Sportif d’Appel : les personnes qui se sont proposées l’an dernier (Damien André, Vadim Jamar et Lucas De Le Court) sont désignées pour 2 ans. Il manque donc deux personnes.
Toute personne désirant déposer sa candidature pour le Comité Sportif d’Appel de la FEFB doit le faire par mail électronique auprès du Secrétaire (fefb.secretariat@gmail.com) pour le 10 novembre 2023 au plus tard (23h59).
Extrait du règlement d'ordre intérieur : en cas de carence, le conseil d’administration désignera provisoirement, jusqu'à l'assemblée générale suivante, autant de membres qu'il est nécessaire pour qu'ils soient cinq en tout. (les membres du CA ne peuvent siéger au Comité d’Appel, mais bien les personnes mandatées à certaines fonction et non membres du CA). --> si la nécessité se présente, le CA désignera les membres manquants
d.Au niveau des organes FRBE
Commission des Litiges :
Les infos sur le site FRBE ne sont pas actualisées
Nos représentants sont : Christian Thierens et Pascal Vandervorst
Un suppléant (au minimum) est nécessaire
Commission d’appel
Nos représentants sont : Fabrice Grobelny, Laetitia Heuvelmans, Jean-Christophe Thiry (suppléant)
Remarque : Laetitia Heuvelmans n’est actuellement pas membre affiliée (j’ignore si cela a posé problème à la commission d’appel)
Un suppléant (au minimum) est nécessaire
Toute personne désirant déposer sa candidature pour ces commissions doit le faire par mail électronique auprès du Secrétaire (fefb.secretariat@gmail.com) pour le 10 novembre 2023 au plus tard (23h59).
Les rapports de différents administrateurs sont également joints en (voir Lien Annexe 6
- Clôture de la réunion
Modalités de vote issues des statuts :
Art. 17 Un membre peut se faire représenter à l’assemblée par un mandataire moyennant procuration écrite. Le mandataire doit être membre de l’association ou une personne licenciée à la F.É.F.B. Nul ne peut être titulaire de plus d’une procuration. Les licenciés sympathisants ne peuvent être titulaires de procuration.
Les procurations doivent être adressées au Secrétaire de la FEFB pour le 10 novembre 2023 (23h59) (fefb.secretariat@gmail.com) et doivent se faire selon le modèle suivant :
"Je soussigné .......... (nom, prénom, adresse), représentant le club …….... (nom et matricule) donne par la présente procuration au club ………... (nom et matricule) pour me représenter et voter valablement en mon nom à l'assemblée générale de la FEFB du 11 novembre 2023 qui aura lieu à Namur. Le mandataire tiendra compte dans l'exercice de son mandat des directives suivantes ......
Bon pour procuration
Date"
Bien à vous
Christian Henrotte - Président
